El pasado viernes 27 de febrero 2009 firmamos con Aitana el contrato de implementación en Toprural del ERP Microsoft Dynamics NAV 2009. Se trata de una nueva versión de MS Dynamics, la primera que hace uso del framework .NET para facilitar la integración con webservices.

Fotito de la firma: Luis de Bona de Aitana (izquierda) y este bloguero (derecha)
En un post de junio 2008 «OpenBravo vs Microsoft Dynamics NAV» comentaba el por qué de implementar un ERP y por qué elegimos Microsoft Dynamics (antes llamado Navision).
Definición y alcance del proyecto
Desde junio estuvimos hablando con un par de partners de MS Dynamics, definiendo el alcance del proyecto, y negociando los términos de la oferta del partner que seleccionamos (Aitana). En este proceso trabajamos de la mano Rafael Pérez-Olivares (COO), Daniel Brandi (CTO), María Ayuso (responsable contabilidad), y yo (CEO). Hemos trabajado a fondo la definición de nuestras necesidades para acotar al máximo el plazo y el coste de la implementación.
Adaptaciones necesarias sobre la versión estándar
Por si te interesa hacerte una idea del grado de complejidad de la integración del ERP, comentarte que en nuestro caso identificamos las siguientes adaptaciones necesarias:
- Gestión facturas y comunicación con los clientes en distintos idiomas
- Asociación de clientes con alojamientos rurales, gestión de las promociones de los alojamientos (tipo de promoción, duración, renovación automática, antigüedad en Toprural, etc.)
- Gestión Tarjetas Regalo Toprural
- Integración TPV Virtual para contrataciones on-line
- Configuración conciliación bancaria con cuentas de Toprural en cada país
- Diversos servicios web para integrar el ERP con http://www.toprural.com
- Diversos informes ad hoc (calculo de ingresos anticipados, provisiones por ventas de Tarjetas Regalo, etc.)
- Y otras adaptaciones menores.
Términos económicos
La oferta de Aitana incluye (actualización) más de 500 horas de consultor y un presupuesto total de 53.000 € (12.000 € en licencias de Microsoft por el Microsoft Dynamics Business Essentials y 41.000 € en servicios de Aitana). Para quien quiera meterse en este tipo de implementación es importante notar que este precio final casi dobla el primer precio que nos remitieron en una primera oferta (10.000 € en licencias y 22.000 € en servicios). A medida que se va definiendo el proyecto sale a la luz la complejidad de éste y aumenta el número de horas de consultores necesarias para llevarlo a cabo.
Calendario
Empezamos a trabajar esta semana y está previsto acabar el proyecto en julio o agosto (una implementación de 5-6 meses) aunque sólo empezaremos a trabajar con el nuevo ERP cuando hayamos migrado por completo a la nueva versión de Toprural.
Algunos consejos
- Definición: iefinir al máximo los desarollos y adaptaciones necesarias, junto con el consultor, e incluir esta definición integramente en la oferta, para reducir el riesgo de desviaciones posteriores con lo presupuestado
- Implicación: implicar en la definición de necesidades a todas las áreas de la empresa
- Migración de datos: incluir en el presupuesto una partida para la migración de datos (los consultores suelen dejar esta partida fuera del presupuesto)
- Presupuesto: preveer que la oferta definitiva estará muy por encima de la primera oferta remitida por el consultor
Sobre Aitana
Aitana es uno de los principales partners de Microsoft Dynamics en España. Es el proveedor que nos demostró mejor conocimiento de la aplicación y mayor experiencia en implementaciones anteriores. Tanto el director técnico (Jorge Rodero Sanz) como el director general (Luis de Bona) han decidido apostar por este proyecto, nos han dado bastante buenas condiciones, para conseguir un proyecto visible en Internet en España. También han conseguido darnos confianza en cuanto a la implementación que estamos a punto de empezar con ellos. Espero poder confirmarlo en unos meses cuando hayamos acabado el proyecto ;)
Si tienes cualquier duda o pregunta sobre este proyecto no dudes en comentarlo.
Actualización (septiembre 2011): empezamos a usar el ERP en producción en enero 2010. + Nuestras conclusiones en «Cómo implementar un ERP y no morir en el intento«



















