Tenía pendiente publicar este post desde hace mucho tiempo.
- En junio 2008 publiqué nuestra comparativa Openbravo vs Microsoft Dynamics NAV. En aquel momento también tuvimos en cuenta como tercera alternativa a OpenERP. Nuestra preferencia por producto iba al OpenERP, pero tuvimos que descartarlo por falta de disponibilidad de partners de cierto tamaño para implementarlo en aquel momento.
- En noviembre 2008 elegimos finalmente a Microsoft Dynamics NAV (Navision).
- En marzo 2009 elegimos a Aitana como partner y empezamos la implementación. En Septiembre acabamos la implementación (6 meses), y hasta diciembre estuvimos corregiendo errores y cargando los datos.
- Finalmente en enero 2010 migramos al nuevo ERP en producción, a la vez que estrenamos una nueva versión de Toprural.
Si te interesa saber más sobre nuestra experiencia con esta implementación de un ERP, te propongo estas recomendaciones redactadas por Rafael Pérez-Olivares Hoepfl (@hoepfl), nuestro COO Toprural:
Con este post me gustaría compartir nuestra experiencia en el proceso implementación de Microsoft Dynamics Nav en Toprural tras casi 10 años utilizando una aplicación propia para la facturación y un software contable externo.
La implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning) es un proceso largo, exigente en recursos y costoso económicamente que pondrá a prueba las aptitudes de tu equipo y los cimientos de tu empresa. Si no estás preparado dificilmente le sacaras partido.
Lo primero es tener claro que lo necesitas. En mi opinión un ERP aporta básicamente 2 grandes beneficios:
mejor control interno: cuanto más automatices menos posibilidades de error habrá.
más y mejores posibilidades de información: debes ser consciente que analizar toda esa información consume muchos más recursos por lo que no descartes que finalizada la implementación te replantees que necesitas un controller para sacarle partido.Si decides implementarlo te recomiendo que sigas las siguientes pautas:
- Define un equipo técnico-funcional y una fecha para el arranque.
Ten en cuenta que a medida que avance el proyecto la involucración en el proyecto puede llegar a ser un 80% de la jornada laboral.- Evalúa al menos 3 softwares alternativos. Exige una demo e intenta que se adapte lo máximo posible a tu negocio.
- Evalúa al menos 2 partners para un mismo software. Valora positivamente el equipo humano y el despliegue de medios que hagan para convencerte que ellos son las personas que estas buscando.
- Concreta lo máximo posible el alcance de la oferta. No escatimes esfuerzos en esta fase ya que te ahorrará malos entendidos y dinero!!
- Involucra en la definición a las áreas funcionales que vayan a utilizar el ERP.
- Detalla al máximo el alcance de los trabajos del partner. No asumas la responsabilidad para la carga de los datos y concreta si las horas contratadas serán presenciales o a distancia.
- Define una fecha para el arranque e incluye una cláusula de penalización por el incumplimiento de dicha fecha. Ten en cuenta que arrancar no implica que todo funcione, por lo que también es importante incluir una fecha para cerrar el proyecto.
- Cierra el precio de la oferta para la funcionalidad que has definido.
- Una vez aceptada la oferta, la siguiente fase es la definición del DR (documento de requerimientos). Aquí el detalle importa por lo que es fundamental profundizar y definir al máximo nivel. Ten claro que la funcionalidad que no este incluida en el DR te la van a facturar a parte y podrás ver crecer el coste de la implementación sustancialmente.
- Desarrollo: importante coordinar los desarrollos propios con los del partner para que ninguno tenga que esperar al otro.
- Carga de datos. La carga de datos es en mi opinión uno de los momentos clave ya que muchos de los errores funcionales vienen de datos mal cargados. Asegúrate que la carga la realiza el partner.
- Probar, probar y probar ¡! La formación funcional al resto de la empresa te ayudará a detectar errores y olvidos.
- Arranque si o no. Si no lo ves claro, retrasa el arranque. Si llegado este momento tienes dudas la cosa es mas grave de lo que piensas.
- Arranque y formación: si en el momento de arranque eres capaz de trabajar con normalidad a un 80% de la funcionalidad, el arranque ha sido un éxito.
- Post-arranque: el detalle importa y pulir cuesta. Básico estabilizar y normalizar la situación cuanto antes. Planifica con tu partner el cierre del proyecto y ten en cuenta que aquí llegan los conflictos de intereses con tu partner ya que algunas cosas que tu no des por buenas y consideres que estén incluidas en el DR resulta que serán nueva funcionalidad para tu partner.
- Negocia un contrato de soporte y no pretendas hacerte un experto en ERP.
- Las integraciones con otras herramientas. Es algo en que uno no suele pensar pero ten en cuenta que tarde o temprano queras integrar tu ERP con un CRM y este a su vez con otras herramientas más como plataformas de envío de mailings o tu centralita. La cosa no termina nunca.
