Con este post me gustaría compartir nuestra experiencia en el proceso implementación de Microsoft Dynamics Nav en Toprural tras casi 10 años utilizando una aplicación propia para la facturación y un software contable externo.

La implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning) es un proceso largo, exigente en recursos y costoso económicamente que pondrá a prueba las aptitudes de tu equipo y los cimientos de tu empresa. Si no estás preparado dificilmente le sacaras partido.

Lo primero es tener claro que lo necesitas. En mi opinión un ERP aporta básicamente 2 grandes beneficios:
mejor control interno: cuanto más automatices menos posibilidades de error habrá.
más y mejores posibilidades de información: debes ser consciente que analizar toda esa información consume muchos más recursos por lo que no descartes que finalizada la implementación te replantees que necesitas un controller para sacarle partido.

Si decides implementarlo te recomiendo que sigas las siguientes pautas:

1. Define un equipo técnico-funcional y una fecha para el arranque.
   Ten en cuenta que a medida que avance el proyecto la involucración en el proyecto puede llegar a ser un 80% de la jornada laboral.
2. Evalúa al menos 3 softwares alternativos. Exige una demo e intenta que se adapte lo máximo posible a tu negocio.
3. Evalúa al menos 2 partners para un mismo software. Valora positivamente el equipo humano y el despliegue de medios que hagan para convencerte que ellos son las personas que estas buscando.
4. Concreta lo máximo posible el alcance de la oferta. No escatimes esfuerzos en esta fase ya que te ahorrará malos entendidos y dinero!!
• Involucra en la definición a las áreas funcionales que vayan a utilizar el ERP.
• Detalla al máximo el alcance de los trabajos del partner. No asumas la responsabilidad para la carga de los datos y concreta si las horas contratadas serán presenciales o a distancia.
• Define una fecha para el arranque e incluye una cláusula de penalización por el incumplimiento de dicha fecha. Ten en cuenta que arrancar no implica que todo funcione, por lo que también es importante incluir una fecha para cerrar el proyecto.
• Cierra el precio de la oferta para la funcionalidad que has definido.
5. Una vez aceptada la oferta, la siguiente fase es la definición del DR (documento de requerimientos). Aquí el detalle importa por lo que es fundamental profundizar y definir al máximo nivel. Ten claro que la funcionalidad que no este incluida en el DR te la van a facturar a parte y podrás ver crecer el coste de la implementación sustancialmente.
6. Desarrollo: importante coordinar los desarrollos propios con los del partner para que ninguno tenga que esperar al otro.
7. Carga de datos. La carga de datos es en mi opinión uno de los momentos clave ya que muchos de los errores funcionales vienen de datos mal cargados. Asegúrate que la carga la realiza el partner.
8. Probar, probar y probar ¡! La formación funcional al resto de la empresa te ayudará a detectar errores y olvidos.
9. Arranque si o no. Si no lo ves claro, retrasa el arranque. Si llegado este momento tienes dudas la cosa es mas grave de lo que piensas.
10. Arranque y formación: si en el momento de arranque eres capaz de trabajar con normalidad a un 80% de la funcionalidad, el arranque ha sido un éxito.
11. Post-arranque: el detalle importa y pulir cuesta. Básico estabilizar y normalizar la situación cuanto antes. Planifica con tu partner el cierre del proyecto y ten en cuenta que aquí llegan los conflictos de intereses con tu partner ya que algunas cosas que tu no des por buenas y consideres que estén incluidas en el DR resulta que serán nueva funcionalidad para tu partner.
12. Negocia un contrato de soporte y no pretendas hacerte un experto en ERP.
13. Las integraciones con otras herramientas. Es algo en que uno no suele pensar pero ten en cuenta que tarde o temprano queras integrar tu ERP con un CRM y este a su vez con otras herramientas más como plataformas de envío de mailings o tu centralita. La cosa no termina nunca.

Las principales novedades son las siguientes:

• Integración entre la web y nuestro ERP: ya hemos integrado con Toprural la herramienta de gestión comercial y contable de Microsoft Dynamics, aunque sólo empezaremos a usarla en enero cuando migramos todos los países a la nueva versión de Toprural (ver otros posts sobre el ERP).
• Vídeos de viajeros: además de poder publicar opiniones y fotos ahora los viajeros también pueden publicar sus vídeos sobre las casas rurales (pero como en Alemania, Austria y Países Bajos aún tenemos pocos usuarios de momento aún no tenemos ningún vídeo de viajero publicado).
• Ficheros xml para afiliados y para google maps: la información sobre los alojamientos rurales está disponible para que sea publicada en otros portales como Atrapalo, eDreams, Rentalia e idealista.com, 11870.com, Minube, Vinogusto y Google Maps (ver acuerdos de Toprural con otros portales en el blog de Toprural).
• Réplica a opiniones: los propietarios pueden replicar a las opiniones de viajeros.
• Alojamientos favoritos:  los usuarios ya pueden guardar sus alojamientos favoritos en su lista.
• Estadísticas XiTi: la nueva web está marcada con los códigos de XiTi y los propietarios tiene acceso a sus estadísticas particulares.
• Buscador de tarjetas regalo: de momento sin casas, porque en toprural.net no están aún las casas españolas que aceptan las tarjetas regalo Toprural.
• y algunas cositas más…

Como siempre cualquier sugerencia o comentario será bienvenido. Por cierto, ya queda poco hasta la migración (prevista para principios de enero 2010).

<a href="http://blog.toprural.com/acuerdo-entre-toprural-y-atrapalocom/">Atrapalo</a>, y con otros portales como <a href="http://blog.toprural.com/carambola-toprural-rentalia-idealista/">Rentalia e idealista.com</a>, <a href="http://blog.toprural.com/acuerdo-toprural-11870com/">11870.com</a>, <a href="http://blog.toprural.com/toprural-y-minube-suman-fuerzas/">Minube</a> o <a href="http://blog.toprural.com/acuerdo-con-vinogustocom/">Vinogusto</a>.

Fotito de la firma: Luis de Bona de Aitana (izquierda) y este bloguero (derecha)

En un post de junio 2008 “OpenBravo vs Microsoft Dynamics NAV” comentaba el por qué de implementar un ERP y por qué elegimos Microsoft Dynamics (antes llamado Navision).

Definición y alcance del proyecto

Desde junio estuvimos hablando con un par de partners de MS Dynamics, definiendo el alcance del proyecto, y negociando los términos de la oferta del partner que seleccionamos (Aitana). En este proceso trabajamos de la mano Rafael Pérez-Olivares (COO), Daniel Brandi (CTO), María Ayuso (responsable contabilidad), y yo (CEO). Hemos trabajado a fondo la definición de nuestras necesidades para acotar al máximo el plazo y el coste de la implementación.

Adaptaciones necesarias sobre la versión estándar

Por si te interesa hacerte una idea del grado de complejidad de la integración del ERP, comentarte que en nuestro caso identificamos las siguientes adaptaciones necesarias:

• Gestión facturas y comunicación con los clientes en distintos idiomas
• Asociación de clientes con alojamientos rurales, gestión de las promociones de los alojamientos (tipo de promoción, duración, renovación automática, antigüedad en Toprural, etc.)
• Gestión Tarjetas Regalo Toprural
• Integración TPV Virtual para contrataciones on-line
• Configuración conciliación bancaria con cuentas de Toprural en cada país
• Diversos servicios web para integrar el ERP con http://www.toprural.com
• Diversos informes ad hoc (calculo de ingresos anticipados, provisiones por ventas de Tarjetas Regalo, etc.)
• Y otras adaptaciones menores.

Términos económicos

La oferta de Aitana incluye (actualización) más de 500 horas de consultor y un presupuesto total de 53.000 € (12.000 € en licencias de Microsoft por el Microsoft Dynamics Business Essentials y 41.000 € en servicios de Aitana). Para quien quiera meterse en este tipo de implementación es importante notar que este precio final casi dobla el primer precio que nos remitieron en una primera oferta (10.000 € en licencias y 22.000 € en servicios). A medida que se va definiendo el proyecto sale a la luz la complejidad de éste y aumenta el número de horas de consultores necesarias para llevarlo a cabo.

Calendario

Empezamos a trabajar esta semana y está previsto acabar el proyecto en julio o agosto (una implementación de 5-6 meses) aunque sólo empezaremos a trabajar con el nuevo ERP cuando hayamos migrado por completo a la nueva versión de Toprural.

Algunos consejos

• Definición: iefinir al máximo los desarollos y adaptaciones necesarias, junto con el consultor, e incluir esta definición integramente en la oferta, para reducir el riesgo de desviaciones posteriores con lo presupuestado
• Implicación: implicar en la definición de necesidades a todas las áreas de la empresa
• Migración de datos: incluir en el presupuesto una partida para la migración de datos (los consultores suelen dejar esta partida fuera del presupuesto)
• Presupuesto: preveer que la oferta definitiva estará muy por encima de la primera oferta remitida por el consultor

Sobre Aitana

Aitana es uno de los principales partners de Microsoft Dynamics en España. Es el proveedor que nos demostró mejor conocimiento de la aplicación y mayor experiencia en implementaciones anteriores. Tanto el director técnico (Jorge Rodero Sanz) como el director general (Luis de Bona) han decidido apostar por este proyecto, nos han dado bastante buenas condiciones, para conseguir un proyecto visible en Internet en España. También han conseguido darnos confianza en cuanto a la implementación que estamos a punto de empezar con ellos. Espero poder confirmarlo en unos meses cuando hayamos acabado el proyecto ;)

Si tienes cualquier duda o pregunta sobre este proyecto no dudes en comentarlo.

Actualización (septiembre 2011): empezamos a usar el ERP en producción en enero 2010. + Nuestras conclusiones en “Cómo implementar un ERP y no morir en el intento“

Hemos valorado 3 alternativas, de las cuales descartamos el Business One de SAP (que descartamos por demasiado complejo en y caro en comparación con lo que necesitamos), y los 2 finalistas: el software open source español Openbravo, y Microsoft Dynamics NAV (antes llamado Navision).

Ventajas de Openbravo:

La verdad es que nos encantaría usar Openbravo. En TopRural nuestra preferencia a priori va para el software libre (trabajamos entre otros con Open Office, Gimp y Thunderbird).

• Crecimiento importante: el producto, aunque es relativamente joven (desde 2006-2007), parece tener un crecimiento importante, aunque la tendencia de crecimiento sigue favorable al Microsoft Dynamics (ver comparativa en google trends).
• Financiación fresca para futuros desarrollos: Openbravo acaba de recibir una inversión de 12 millones de dolares (visto en Loogic), aunque no pesará mucho frente a los medios que pueda invertir Microsoft en sus productos.
• Es un interfaz 100% web: no tienes que instalar ningún software en los puestos de trabajo.

Inconvenientes de Openbravo vs Microsoft Dynamics NAV:

Aunque tenga nuestra preferencia inicial, nos hemos encontrado en la versión actual de Openbravo con importantes limitaciones:

• No permite manejar simultaneamente varios idiomas para los clientes: la versión estándar no permite indicar un idioma de comunicación distinto para cada cliente: puedes usar el Openbravo en varios idiomas, pero no simultáneamente (por ejemplo para generar facturas en el idioma del cliente). Esta funcionalidad requiere un desarrollo a medida mientras con MS Dynamics viene como opción estándar.
• No permite enviar facturas por mail en lugar de imprimirlas: a estas alturas parece mentira pero de momento esta funcionalidad requiere un desarrollo a medida (también es el caso con MS Dynamics.
• Contabilidad analítica muy limitada: ofrece un único nivel de centro de coste (ej. Francia o Marketing, pero no Francia > Marketing). Para más niveles requiere un desarrollo a medida.
• Usabilidad pobre: para una herramienta que será usada por unos pocos usuarios profesionales, las teclas de acceso directo y la navegación por tabulador son fundamentales. Openbravo al ser 100% web tiene este aspecto muy poco trabajado.
• Pocos profesionales formados: aún hay poco profesionales con conocimientos del Openbravo: por ejemplo en la base de datos de curriculums de Infojobs, con “Openbravo” encontramos 40 curriculums vs los más de 15.000 que encuentramos buscando por “Microsoft dynamics” o “Navision” (antiguo nombre de Microsoft Dynamics).
• Pocas referencias: según las fuentes que hemos consultado las mayores referencias de Openbravo en España son Eroski, y la SGAE (mira quien quiere ahorrarse derechos de autor con software libre ;). Son muy pocas referencias de peso aún.
• El software es gratuito pero la implementación no es barata: la propuesta que nos ha hecho el partner de Openbravo consultado ronda los 27.000 € de coste de implementación inicial, vs los 32.000 € de Microsoft Dynamics NAV (10.000 € de licencia y 22.000 € de implementación según la primera propuesta que hemos recibido de un integrador).
• De forma general el producto es aún poco completo: en comparación con el Microsoft Dynamics NAV se nota que el producto necesita completarse aún mucho antes de ofrecer funcionalidades comparables con el Microsoft Dynamics NAV.

Como concluye Rafael Pérez-Olivares, nuestro director de operaciones que se ha estudiado el tema a fondo, “Navision sería la opción que mejor cubre nuestras necesidades actuales y futuras desde un producto estándar, con poca necesidad de desarrollos a medida y poca necesidad de mantenimiento a futuro de estos desarrollos”.

La decisión aún no está tomada, así que cualquier comentario a favor de una u otra alternativa aún podría ayudarnos a tomar la mejor decisión…

Actualización 17/nov/08: acabamos de decidir implementar Microsoft Dynamics (Navision) 2009 que saldrá al mercado en diciembre 2008. Descartamos OpenERP por falta de partners en España y falta de casos de éxito (muy pocos lo han implementado aún).

Actualización 15/sep/11:  empezamos a usar el ERP en producción en enero 2010. + Nuestras conclusiones en “Cómo implementar un ERP y no morir en el intento“