Cómo implementar un ERP y no morir en el intento


Tenía pendiente publicar este post desde hace mucho tiempo.
  • En junio 2008 publiqué nuestra comparativa Openbravo vs Microsoft Dynamics NAV. En aquel momento también tuvimos en cuenta como tercera alternativa a OpenERP. Nuestra preferencia por producto iba al OpenERP, pero tuvimos que descartarlo por falta de disponibilidad de partners de cierto tamaño para implementarlo en aquel momento.
  • En noviembre 2008 elegimos finalmente a Microsoft Dynamics NAV (Navision).
  • En marzo 2009 elegimos a Aitana como partner y empezamos la implementación. En Septiembre acabamos la implementación (6 meses), y hasta diciembre estuvimos corregiendo errores y cargando los datos.
  • Finalmente en enero 2010  migramos al nuevo ERP en producción, a la vez que estrenamos una nueva versión de Toprural.
Si te interesa saber más sobre nuestra experiencia con esta implementación de un ERP, te propongo estas recomendaciones redactadas por Rafael Pérez-Olivares Hoepfl (@hoepfl), nuestro COO Toprural:
Imagen de Burnedflowers (www.dreamstime.com)

Con este post me gustaría compartir nuestra experiencia en el proceso implementación de Microsoft Dynamics Nav en Toprural tras casi 10 años utilizando una aplicación propia para la facturación y un software contable externo.

La implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning) es un proceso largo, exigente en recursos y costoso económicamente que pondrá a prueba las aptitudes de tu equipo y los cimientos de tu empresa. Si no estás preparado dificilmente le sacaras partido.

Lo primero es tener claro que lo necesitas. En mi opinión un ERP aporta básicamente 2 grandes beneficios:
mejor control interno: cuanto más automatices menos posibilidades de error habrá.
más y mejores posibilidades de información: debes ser consciente que analizar toda esa información consume muchos más recursos por lo que no descartes que finalizada la implementación te replantees que necesitas un controller para sacarle partido.

Si decides implementarlo te recomiendo que sigas las siguientes pautas:

  1. Define un equipo técnico-funcional y una fecha para el arranque.
    Ten en cuenta que a medida que avance el proyecto la involucración en el proyecto puede llegar a ser un 80% de la jornada laboral.
  2. Evalúa al menos 3 softwares alternativos. Exige una demo e intenta que se adapte lo máximo posible a tu negocio.
  3. Evalúa al menos 2 partners para un mismo software. Valora positivamente el equipo humano y el despliegue de medios que hagan para convencerte que ellos son las personas que estas buscando.
  4. Concreta lo máximo posible el alcance de la oferta. No escatimes esfuerzos en esta fase ya que te ahorrará malos entendidos y dinero!!
    • Involucra en la definición a las áreas funcionales que vayan a utilizar el ERP.
    • Detalla al máximo el alcance de los trabajos del partner. No asumas la responsabilidad para la carga de los datos y concreta si las horas contratadas serán presenciales o a distancia.
    • Define una fecha para el arranque e incluye una cláusula de penalización por el incumplimiento de dicha fecha. Ten en cuenta que arrancar no implica que todo funcione, por lo que también es importante incluir una fecha para cerrar el proyecto.
    • Cierra el precio de la oferta para la funcionalidad que has definido.
  5. Una vez aceptada la oferta, la siguiente fase es la definición del DR (documento de requerimientos). Aquí el detalle importa por lo que es fundamental profundizar y definir al máximo nivel. Ten claro que la funcionalidad que no este incluida en el DR te la van a facturar a parte y podrás ver crecer el coste de la implementación sustancialmente.
  6. Desarrollo: importante coordinar los desarrollos propios con los del partner para que ninguno tenga que esperar al otro.
  7. Carga de datos. La carga de datos es en mi opinión uno de los momentos clave ya que muchos de los errores funcionales vienen de datos mal cargados. Asegúrate que la carga la realiza el partner.
  8. Probar, probar y probar ¡! La formación funcional al resto de la empresa te ayudará a detectar errores y olvidos.
  9. Arranque si o no. Si no lo ves claro, retrasa el arranque. Si llegado este momento tienes dudas la cosa es mas grave de lo que piensas.
  10. Arranque y formación: si en el momento de arranque eres capaz de trabajar con normalidad a un 80% de la funcionalidad, el arranque ha sido un éxito.
  11. Post-arranque: el detalle importa y pulir cuesta. Básico estabilizar y normalizar la situación cuanto antes. Planifica con tu partner el cierre del proyecto y ten en cuenta que aquí llegan los conflictos de intereses con tu partner ya que algunas cosas que tu no des por buenas y consideres que estén incluidas en el DR resulta que serán nueva funcionalidad para tu partner.
  12. Negocia un contrato de soporte y no pretendas hacerte un experto en ERP.
  13. Las integraciones con otras herramientas. Es algo en que uno no suele pensar pero ten en cuenta que tarde o temprano queras integrar tu ERP con un CRM y este a su vez con otras herramientas más como plataformas de envío de mailings o tu centralita. La cosa no termina nunca.

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12 comentarios to “Cómo implementar un ERP y no morir en el intento”

  1. Microsoft Dynamics: empezamos la implementación « Blog de François Derbaix Says:

    [...] 2011): empezamos a usar el ERP en producción en enero 2010. + Nuestras conclusiones en “Cómo implementar un ERP y no morir en el intento“ Share this:FacebookTwitterCorreo electrónicoLike this:LikeBe the first to like this [...]

  2. OpenBravo vs Microsoft Dynamics NAV « Blog de François Derbaix Says:

    [...] Cómo implementar un ERP y no morir en el intento « Blog de François Derbaix Dice: septiembre 15, 2011 en 9:25 am | Responder [...]

  3. Nacho Says:

    En mi anterior trabajo en un Operador logístico se gestionaba con un SGA el almacén y con un “ERP” diferente todo el resto de la empresa, transporte, facturación, etc.

    Así que migramos del SGA al módulo almacén del ERP. para que estuviera todo integrado bajo el mismo software.

    Después de pruebas y más pruebas llegó la hora de la verdad y todo lo que antes funcionaba bien en modo prueba empezó a ir mal. Aparecían los errores como setas, ejejej.

    Qué mal lo pasé. La implantaciones de ERP, etc son temibles o_0

  4. Dani Says:

    Dios mio, solo 6 meses que suerte…. una implantación de SAP como ERP y en un retailer si la haces en un año (+1 de adecuación) das palmas con las orejas.

  5. Daniel Brandi Says:

    Creo que el proyecto de implantación de NAV en Toprural fue bastante bien para lo que suelen ser estos proyectos. Gran trabajo de Rafa, enhorabuena.

    Por cierto, si mantenéis en mente un proyecto de SugarCRM, hablemos antes y os cuento la experiencia en Planeo.

    Un abrazo

  6. miguel valero Says:

    uff como trabajáis en top rural. Que locura! Saludos!

  7. Colom Says:

    Hola,

    Enhorabuena por el blog. Una duda que tengo: Si tenéis Dynamics Nav funcionando… cómo os planteáis ahora SugarCRM como CRM? No sería más rápido y cómodo para vosotros usar Dynamics CRM?

    Incluso la versión Online, que sólo cuesta 31€/usuario es más barata que Sugar + Reporting básico.

    Otra pregunta: En líneas generales estáis contentos con Dynamics o no lo volveríais a a hacer? Yo estoy en pleno proceso de selección de proveedor de CRM para migrar de Salesforce.com a cualquier otro lado… y de repente Dynamics lo vemos como una opción válida (hace pocos meses no lo era para nosotros)

    • fderbaix Says:

      Hola Colom, de momento no estamos anavzando con el tema CRM pero dado que usamos el ERP de Dynamics el CRM Dynamics sin duda es una opción (como salesforce y otros CRM también lo son). En todo caso es un tema que no estamos mirando ahora (por dar prioridad a otros proyectos).

      En cuanto al ERP de Dynamics sí estamos contentos. Personalmente si lo tuviera que volver a tener que decidir volvería a tener en cuenta a OpenERP y a Dynamics principalmente.

  8. Consultor ERP Says:

    En mi opinión es muy importante la implicación del partner, pero más si cabe es la implicación de todos los miembros de la empresa.
    El hecho de que unos datos no estén bien tratados puede retrasar mucho la implantación. Tanto como para hacerla retrasarse o incluso suspenderse. Hay que atacar los datos desde muy abajo, para todo lo que pase, sea “bueno”.
    La frase más importante es que un ERP es un sistema RI-RO… Rubbish in – Rubbish out

  9. Tu Socio NAV Says:

    Enhorabuena por el blog, y en lo que a nosotros nos afecta, como expertos en Navision, enhorabuena por haber conseguido una implantación exitosa.

    Nuestra experiencia como consultores, ex-trabajadores en partners, nos dice que las peleas en una implantación son interminables entre partner y cliente, y como el cliente no se lo tome en serio y escatime en recursos, el susto económico al final puede ser mayúsculo…

    Pero es que cuando termina la implantación comienza una nueva batalla… un cliente al que solo se le da soporte deja de ser una prioridad para el partner, y comienzan los desplantes, los retrasos en las respuestas, todo es suceptible de facturarse, cada vez te coge el teléfono una persona distinta,…

    Es nuestra experiencia, y por eso nosotros pensamos que otras vías distintas a los partner son posibles para un buen soporte y un mantenimiento evolutivo del ERP… Nosotros creemos en el trato personal, cercano, de alto nivel, sin demoras, siempre cerca del cliente, y con un precio razonable… Queremos ser los Socios Tecnológicos de nuestros clientes, no sus Acreedores…

    Si necesitan de asesoramiento en Navision, soporte, formaciones, pueden ver quiénes somos y en qué creemos en nuestro blog: http://www.AyudaconNavision.com

    Saludos

  10. HomeAway compra Toprural « Blog de François Derbaix Says:

    [...] Tener implementado un ERP sólido y también internacionalmente reconocido, Microsoft Dynamics [...]

  11. TopRural es adquirida por 14 millones de euros, algunas claves del éxito Says:

    […] Tener implementado un ERP sólido y también internacionalmente reconocido, Microsoft […]

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